Berdasarkan Surat Keputusan Rektor No. 004/KEP/I.3.AU/F.1/2022 tentang Penetapan Tugas Pokok dan Fungsi Universitas Muhammadiyah Klaten, tugas dan fungsi Lembaga Penjaminan Mutu adalah melakukan perencanaan, penerapan, monitoring, evaluasi dan pengembangan system penjaminan mutu universitas.
Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, berikut tugas pokok dan fungsi tiap bagian Lembaga Penjaminan Mutu:
- Kepala Lembaga Penjaminan Mutu
- Menetapkan visi, misi, tujuan dan sasaran LPM
- Melakukan sosialisasi visi, misi, tujuan, tonggak – tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
- Memimpin penerapan system penjaminan mutu internal dan eksternal
- Menentapkan Renstra dan tonggak-tonggak capaian di bidang penjaminan mutu.
- Menyusun dokumen mutu: kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, sop dan formulir.
- Tersusunnya formulir penilaian IKU dan IKT.
- Menyusun program kerja Lembaga Penjaminan Mutu.
- Melakukan pembinaan civitas akademika dan tenaga kependidikan dan membina hubungan kerja sama dalam penjaminan mutu dengan pemangku kepentingan.
- Melakukan pengembangan dan inovasi pengelolaan bidang penjaminan mutu
- Menyusun pedoman pelaksaan AMI.
- Menyusun pedoman monev AMI.
- Menjamin terlaksananya Sistem penjaminan Mutu Internal (SPMI)
- Mendukung kesiapan institusi dan program studi dalam pelaksanaan akreditasi nasional dan internasional.
- Menjamin terlaksananya pengelolaan keluhan pelanggan.
- Menyusun anggaran belanja lembaga penjaminan mutu dan melaporkan realisasinya.
- Melakukan koordinasi dengan pimpinan universitas terkait pelaksanaan SPMI di tingkat universitas.
- Melakukan koordinasi dengan Prodi terkait pelaksanaan system penjaminan mutu di tingkat Prodi.
- Mengkoordinaksikan program kegiatan dengan Kepala divisi Penjaminan mutu internal dan eksternal.
- Mengkoordinasikan program kegiatan persiapan akreditasi
- Menyusun Time Line Akreditasi
2. Kepala Divisi Penjaminan Mutu Eksternal
- Menyusun program kerja
- Menyusun Timeline AME institusi dan program studi
- Memastikan kesiapan institusi dan atau program studi dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME)
- Membuat perangkat kerja dalam rangka penerapan sistem penjaminan mutu eksternal
- Mensosialisasikan dan melakukan pelatihan sistem penjaminan mutu eksternal
- Memfasilitasi Asesmen Lapangan akreditasi prodi dan institusi
- Memfasilitasi, konsultasi dan pendampingan penyusunan dokumen akreditasi program studi fakultas dan universitas
- Melakukan assessment internal dokumen borang universitas, fakultas dan prodi
- Memfasilitasi dan mendampingi pengajuan pengusulan program studi baru
- Membuat laporan kinerja yg terkait pencapaian monitoring sistem penjaminan mutu eksternal secara berkala kepada ketua LPM
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi sistem penjaminan mutu eksternal berbasis teknologi informasi dan komunikasi
- Mengelola penanganan keluhan pelanggan melalui berbagai media
- Mendistribusikan, monitoring, dan menindaklanjuti keluhan pelanggan ke pihak-pihak terkait.
- Menyusun instrumen dan melaksanakan pengukuran tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit.
- Menyusun dan mensosialisasikan tingkat kepuasan pelanggan bagi seluruh unit
- Membuat laporan secara periodik kepada ketua LPM
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi system penanganan keluhan pelanggan dan pengukuran kepuasan pelanggan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
3. Kepala Divisi Penjaminan Mutu Internal
- Mengendalikan dan mendistribusikan dokumen SPMI
- Memastikan dokumen SPMI dan iso tersusun dengan baik diseluruh unit.
- Melakukan pembinaan dan pendampingan bagi unit dalam menyusun dokumen perencanaan program kerja ( rencana kerja tahunan).
- Melaksanakan pengembangan dan inovasi system penjaminan mutu internal berbasis tehnologi informasi dan komunikasi.
- Melaksanakan monitoring (pengawasan) terhadap pelaksanaan SPMI di seluruh unit.
- Menyusun Pedoman dan Monev AMI
- Menyusun Instrumen AMI
- Merencanakan melaksanakan dan melaporkan kegiatan audit mutu internal (AMI) berbasis SPMI dan ISO dilingkungan Universitas
- Merencanakan , melaksnakan dan melaporkan kegiatan AMI berbasis SPMI bagi seluruh unit akademik di universitas
- Melakukan pembinaan, pengelolaan dan pengembangan auditor AMI dan AME
- Mempersiapkan Rapat tinjauan manajemen
- Membuat laporan kinerja secara periodik kepada ketua LPM